حسابداری خزانه چیست؟

اجازه بدهید مقدمه این بحث را، با تاریخچه خزانه و خزانه داری شروع کنیم.
در قدیم” خزانه ” محلی بود در سرای امیران و پادشاهان و ثروتمندان، که جواهرات و مال های منقول قیمتی را در آنجا قرار می‌دادند. هر خرج و بذل و بخششی از آنجا می شد و هرهدیه ای هم که دریافت می‌شد به آنجا می رفت.
سالها بعد در سنه۱۲۸۶ شمسی و بعد از تشکیل مجلس در کشورمان ایران، قانونی با عنوان “تشکیلات وزارت مالیه” تصویب و در ماده ۱۳ قانون تشکیل وزارت مالیه، اصول و وظایف خزانه داری کل مشخص شد.
طی سالهای متمادی تغییرات متعددی در این قوانین ایجاد و نهایتاً در سال ۱۳۶۶ قانون محاسبات عمومی کشور به تصویب مجلس رسید، که در آن وظایف و اختیارات مشخصی برای خزانه‌داری تعیین شده بود .

حسابداری خزانه و خزانه داری

می توان گفت در دوران ما، خزانه به مکانی گفته می‌شود که درآن دارایی‌های یک بنگاه اقتصادی شامل اسناد، وجوه نقد و… نگهداری می‌شوند.
عملیات خزانه‌داری هم فعالیت هایی از قبیل نگهداری و کنترل ورود و خروج اسناد و وجوه نقد و ثبت های حسابداری خزانه ، دارایی‌های نقدی و عملیات دریافت و پرداخت است.  بر این اساس ۳ نوع خزانه داریم.

  1. خزانه در معنای عام:
    که در آن دارایی‌های مالی یا کالاهای گران قیمت مثل الماس و طلا نگهداری می‌شوند.
  2. خزانه داری دولتی :
     دراین خزانه درآمدها و هزینه های دولت زیر نظر گرفته می‌شود. مثل وزارت اقتصاد و دارایی که فعالیتش را تحت نظر خزانه‌داری کل کشور انجام می دهد.
  3. خزانه داری حسابداری:
    در آن سرمایه های نقدی و غیر نقدی یک سازمان نگهداری، مدیریت و سازماندهی خواهند شد. این همان بخشی است که موضوع نوشتن مقاله پیش روی شما را تشکیل می دهد.

خزانه داری حسابداری

 گفتیم خزانه داری در حسابداری شامل دو بخش است: نقدی و غیر نقدی
برای آشنایی با بخش های خزانه داری حسابداری و جزئیات آن، ما را با این مقاله همراهی بفرمایید. سیپا مشاور پاسخگوی نیازهای شما در حوزه حسابداری است.

عملیات نقدی حسابداری خزانه

همانطور که می دانید، شرکت ها و سازمان ها بسته به نوع فعالیت شان حساب های مختلفی دارند. باید بدانید که هرگونه عملیات واریز، برداشت و انتقال وجه به این حساب ها عملیات نقدی گفته می شود.
هنگام واریز و برداشت به هرکدام از این حساب‌ها، حسابدار خزانه، زمان و جزئیات عملیات را به همراه اسناد مربوطه در سیستم حسابداری خزانه ثبت می‌کند.
این عملیات در چارچوب حسابداری خزانه، بین حساب های داخلی و خارجی، یا شرکت ها و افراد طرف قرارداد اتفاق می افتد.

عملیات غیرنقدی حسابداری خزانه

در سیستم حسابداری خزانه، برخی از فعالیت های واریز، برداشت و انتقال به صورت مدت‌دار و متعهدانه انجام می‌شوند.
به این معنا که در هنگام انجام این عملیات ها هیچ گونه وجهی منتقل نخواهد شد ، اما صادر کننده متعهد می‌شود که پرداخت وجه را در تاریخی مشخص انجام دهد.
در چنین مواقعی برای انجام عملیات غیرنقدی ،یکی از راهکارهای بانکی صادر کردن یک سند مانند چک یا سفته در وجه ذی‌نفع است که در تاریخ مشخصی قابلیت نقد شوندگی دارد.
به بیان دیگر،عملیات ثبت این اسناد طی دو مرحله ی دریافت و سپس وصول سند انجام می پذیرد.

دریافت و پرداخت سند

در تاریخ تبادل سند بین دو شخص حقیقی یا حقوقی ، صادر کننده بستانکار و دریافت کننده سند بدهکار محسوب می شوند.
با این اوصاف، اسناد قابل پرداخت به عنوان بدهی و اسناد قابل دریافت به عنوان دارایی ثبت خواهند شد.

واگذار سند

به واگذار کردن اسناد به بانک یا اشخاص جهت وصول د رسررسید تعیین شده واگذار می گویند. در این مرحله حساب اسناد دریافتنی بستانکار و اسناد درجریان وصول بدهکار می شود.

وصول سند

گفتیم سند در تاریخ مشخصی قابلیت نقد شوندگی دارد. به نقد شدن سند در تاریخ مقرر آن وصول می گویند. در هنگام وصول سند، حساب اسناد درجریان وصول بستانکار و حساب وصول کننده بدهکار می شود.

نکته مهم در انتخاب تنخواه دار!!!

اگر شرکت ها بخواهند برای هرهزینه کوچکی از بانک پول برداشت و یا چک صادر کنند چک‌های زیادی مصرف می‌شود. ضمن اینکه، برخی هزینه‌ها فوری و ضروری هستند و در همان لحظه به پول نقد نیاز دارند.
برای این دو حالت شرکت ها می توانند، یک نفر را به عنوان «تنخواه دار» انتخاب کنند.

همین الان مشاوره خود را از تیم با تجربه ما دریافت کنید.

تنخواه دار کیست؟

تنخواه دار فردی است که پول نقد شرکت را در اختیارش قرار می دهند. به این صورت که ابتدا رقم مشخصی به عنوان مبلغ تنخواه مشخص می‌شود. مثلا تنخواه را با ۵ میلیون تومان شارژ و این مبلغ را به حساب تنخواه گردان واریز خواهند کرد.
تنخواه گردان  در مواقع مورد نیاز از این مبلغ استفاده می کند و زمانی که برفرض ۷۰ درصد تنخواه مصرف شد ، تنخواه دار موظف است هزینه های خود را ارائه و سپس پس از بررسی هزینه ها توسط کنترل کننده تنخواه مجددا شارژ می‌شود.
نکته مهم اینکه، شخصِ تنخواه‌ دار معمولا نباید از پرسنل و کارمندان بخش مالی انتخاب شود. چرا که طبق استانداردهای داخلی کسی که پول را در اختیار دارد و با فردی که حساب پول‌ها را ثبت و کنترل می‌کند نباید یک شخص باشند.

اصطلاحات حسابداری خزانه

عملیات خزانه داری در حسابداری ، اصطلاحاتی را شامل می شود که هر حسابدار و خزانه دار باید با آن‌ها آشنا باشد.

  • واگذار به غیر :
    هنگامی که اسناد قابل دریافت مانند چک را به شخص دیگری واگذار می‌کنید، این اصطلاح استفاده می‌شود.
  • واگذار به بانک :
    این اصطلاح مربوط به زمانی است که یک برگ چک را به بانک تحویل می دهید تا پس از وصول آن، مبلغ مورد نظر به حساب شما واریز شود.
  • واخواست :
    به برگشت اسناد از بانک یا اشخاص ثالث به دلیل عدم وصول آن ها ( اعم از کسر موجودی ، نقص امضا و…) واخواست میگویند.
  • استرداد :
    اصطلاحاً عودت و بازگرداندن یک سند به صادرکننده یا پرداخت کننده، استرداد نامیده می‌شود.
  • چک های پرداختی در خزانه :
    به چک های صادر شده از حساب بانکی افراد شرکتها و سازمانها در وجه سایرین چکهای پرداختی گفته می شود این اسناد پرداختی به طور معمول در جهت اجاره بها، پیش پرداخت، پرداخت مالیات، خرید مواد و تجهیزات صادر می شوند. ماهیت این دسته اسناد، بستانکار است.
  • چک های دریافتی در خزانه :
    به چک هایی که هنگام فروش محصول یا خدمات در قبال وجه دریافت می‌ شود، چکهای دریافتی می گویند.
  • حواله در حسابداری خزانه :
    با پیشرفت تکنولوژی ، سازمان ها و شرکت ها هم برای پرداخت وجه کالا و خدمات دیگر از پول نقد استفاده نمی کنند. بلکه هزینه آن را به صورت حواله از حساب خود به حسابی دیگر انتقال می دهند.
  • مدیریت اسناد در حسابداری خزانه:
    یکی از مهمترین بخش ها در حسابداری خزانه داری مدیریت اسناد می باشد. این بخش عملیاتی مانند نگهداری و طبقه بندی اسناد مالی، چک  ها، ضمانت نامه ها،  ارائه اسناد و چک‌های برگشتی به حسابداری برای انجام پیگیری های لازم و همچنین گرفتن پشتیبانی از کلیه اسناد و اطلاعات خزانه را شامل می شود.

وظایف حسابدار خزانه

شرح وظایف حسابدار خزانه بسته به نوع و نیاز شرکت ها و همینطور دیدگاه مدیران مالی متفاوت است. اما به طور کلی حدود وظایف حسابدار خزانه و مسئولیت های او موارد زیر را شامل می شود:

  • کنترل و نگهداری حساب های بانکی شرکت
  • نگهداری و بایگانی اسناد مالی و به روش‌های مختلف دستی و نرم افزاری
  • صدور و دریافت اسناد دریافتنی و پرداختنی
  • تهیه مغایرت های بانکی به صورت ماهانه
  • پرداخت کلیه هزینه های شرکت
  • ارائه گزارش های مالی مربوطه مثل نقدینگی صندوق ها، چک های دریافتی و پرداختی، چک های معوقه و برگشتی، ضمانت نامه ها و… براساس آئین نامه به مدیران شرکت.
  • یادآوری موعد تعهدات به مدیران، برای ساماندهی تاریخ تعهدات و تامین منابع مالی سازمان

وظایف حسابدار خزانه از نظر اخلاقی

  • رازداری و عدم افشای اطلاعات به دیگر افراد غیر مرتبط با خزانه
  • اطمینان از درستی ضمانت های دریافتی
  • جلوگیری از هرگونه جا به جایی در نوبت پرداخت ها
  • جلوگیری از ورود افراد غیر مرتبط به خزانه داری
  • اطلاع رسانی فوری به مدیریت در صورت مشاهده حرکات مشکوک پرسنل خزانه

وظایف حسابدار خزانه از دید همکاری

  • همکاری با حسابرس داخلی
  • انجام تمام وظایفی که رئیس حسابداری مشخص می کند.
  • همکاری با واحد های تابعه
  • و هر گونه همکاری که بر اساس بخشنامه و آیین نامه های حسابداری به عهده حسابدار خزانه می باشد

مغایرت بانکی چیست؟

مغایرت بانکی در واقع یک نوع گزارش مالی است.
در پایان هر ماه یک صورت حساب از بانک گرفته می‌شود و کلیه عملیات واریز و برداشت وجوه در هر حساب بانکی به صورت جداگانه، با سندهایی که در دفاتر حسابداری ثبت شده اند مغایرت گیری می شوند.
اگردر این بین اختلافی وجود داشته باشد، اختلاف را برطرف می کنند تا در انتهای ماه مغایرتی بین مانده حسابها در بانک و و دفاتر حسابداری وجود نداشته باشد.

مزایای استفاده از خزانه داری در حسابداری

امروزه برای بنگاه‌های اقتصادی به دلیل پیچیدگی عملیات های نقدی و غیر نقدی، سازماندهی و مدیریت آن ها و ضرورت پاسخگویی به سهامداران و شرکای تجاری در سازمان، وجود یک سیستم خزانه داری اهمیت بسیاری پیدا کرده است. در این بخش به چند مورد از مزایای خزانه داری در حسابداری اشاره خواهیم کرد :

  1. انجام تمام عملیات های مالی از قبیل صدور سند، ایجاد، اصلاح و غیره به صورت خودکار
  2. امکان به روز نگه‌داشتنِ اطلاعات بانک ها و صندوق ها
  3. مدیریت اسناد قابل دریافت و قابل پرداخت
  4. ارائه گزارش های مختلف مالی از جمله گزارش موجودی صندوق، گزارش ریز دریافت‌ها و پرداخت‌ها، همچنین گزارش موازنه منابع و مصارف و…
  5. امکان تغییر وضعیت اسناد قابل دریافت در حالت های مختلف وصول شده، وصول نشده، در جریان وصول، برگشتی، واگذار و یا نقد شده
  6. تغییر وضعیت اسناد قابل پرداخت در حالت های مختلف پاس شده، پاس نشده و یا عودت یافته

ثبت های حسابداری خزانه داری چگونه انجام می شوند؟

این روزها مدیریت و کنترل وجوه نقد، اسناد مالی، اسناد خزانه، صورت‌های مالی و همینطور مدیریت جریان نقدینگی یکی از مسائل با اهمیت و مهم برای مدیران شرکت هاست.
با توجه به اهمیت این موضوع و همچنین تنوع موجود در دریافت ها و پرداخت های امروزه، نیاز به نرم افزارهای حسابداری ویژه‌ در این زمینه احساس می شود.
نرم افزارحسابداری خزانه داری کنترل و مدیریت وجوه نقد، اسناد دریافتی و پرداختی، تمام فرآیند های دریافت و پرداخت وجه و درواقع کلیه ثبت های حسابداری خزانه را به صورت خودکار انجام می دهد.
جالب اینکه این نرم افزارها با قابلیت های متنوع، پاسخگوی نیاز انواع سازمان ها و شرکت ها از جمله شرکتهای بازرگانی، تولیدی و خدماتی هستند.
خلاصه اینکه، این نرم افزارها امکاناتی را در اختیار حسابداری خزانه ی شرکت ها قرار می دهند، تا آن ها بتوانند به راحتی اطلاعات مالی و محاسبات خود را ثبت و بررسی نمایند.

سخن پایانی

در این گفتار مرور کوچکی داشتیم بر تاریخچه خزانه.
انواع خزانه داری را گفتیم  و بعد از آن به خزانه داری در حسابداری پرداختیم. اصطلاحات مهم و رایج در حسابداری خزانه را بیان کردیم.
وظایف حسابدار خزانه را شرح دادیم و سپس اشاره ای داشتیم به مزایای حسابداری خزانه در شرکت ها.
همچنین در انتها گفتیم که این روزها با پیشرفت علم و وجود نرم افزارهای حسابداری، ثبت اطلاعات گسترده حسابداری خزانه داری هم آسان تر شده است.
با این همه اگر هنوز ذهن پویای شما با سوالی مواجه است، می توانید با مشاورین حرفه ای سیپا در میان بگذارید. سیپا مشاور اینجاست تا هرلحظه شما را در مسیر رشد مالی همراهی نماید.

۳.۴/۵ - (۱۲ امتیاز)

دیدگاه‌ خود را بنویسید

سوالی دارید؟ با ما صحبت کنید!
اگر سؤالی دارید کارشناسان ما پاسخ شما را خواهند داد.
سلام! برای چت در WhatsApp پرسنل پشتیبانی که میخواهید با او صحبت کنید را انتخاب کنید
اسکرول به بالا